Wenn der Betriebsprüfer kommt, fällt ein Wort besonders oft: GoBD. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sind der Maßstab, an dem Ihre Kassenführung gemessen wird. Was muss eine GoBD-konforme Kasse leisten? Und was passiert, wenn sie es nicht tut?

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind ein BMF-Schreiben, das seit 2020 in neuer Fassung gilt. Sie konkretisieren, wie elektronische Aufzeichnungen geführt, gespeichert und bereitgestellt werden müssen. Kernprinzipien:

Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss lückenlos zurückverfolgt werden können.
Vollständigkeit: Kein Geschäftsvorfall darf fehlen.
Richtigkeit: Daten müssen inhaltlich korrekt sein.
Zeitgerechte Buchung: Zeitnah – nicht erst Wochen später.
Ordnung: Systematische, einheitliche Ablage.
Unveränderbarkeit: Einmal gebucht, keine stille Änderung mehr möglich.

Besondere Anforderungen an Kassen

Für Kassensysteme gelten zusätzlich:

Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder Verkauf wird einzeln festgehalten – kein Zusammenfassen.
Verfahrensdokumentation: Sie müssen schriftlich dokumentieren, wie Ihre Kasse funktioniert und genutzt wird.
DSFinV-K-Export: Der Prüfer kann den standardisierten „Digitalen Schnittstellen-Export Finanzverwaltung Kassen“ verlangen.
10 Jahre Aufbewahrung: Alle Kassendaten, Stammdaten und Dokumentationen.

Was passiert beim Betriebsprüfer?

Bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung kann das Finanzamt drei Zugriffsarten verlangen:

Z1: Unmittelbarer Zugriff – der Prüfer setzt sich an Ihre Kasse und prüft.
Z2: Mittelbarer Zugriff – Sie bereiten Auswertungen auf.
Z3: Datenträgerüberlassung – Sie geben den kompletten DSFinV-K-Export heraus.

Eine gute Kasse liefert alle drei Zugriffsarten ohne Aufwand.

Typische Prüfungsmängel

Fehlende Verfahrensdokumentation
Trainingsbuchungen und Testbons nicht als solche gekennzeichnet
Gelöschte oder nachträglich geänderte Buchungen
Fehlende Kassenabschlüsse (Z-Bons)
Tages- und Monatsabschlüsse nicht archiviert
Kein revisionssicheres Datenarchiv

Jeder einzelne Punkt kann zu einer Zuschätzung führen – oft mehrere Prozent Ihres Jahresumsatzes.

So machen wir Ihre Kasse GoBD-konform

Cloud-TSE vom BSI zertifiziert – manipulationssichere Einzelaufzeichnung
DSFinV-K-Export auf Knopfdruck
Revisionssicheres Archiv über 10 Jahre
Musterverfahrensdokumentation im Paket enthalten
Automatischer DATEV-Export für den Steuerberater
Lückenlose Kellner-/Mitarbeiterzuordnung

Ihre nächsten Schritte

Schritt 1: Bestehende Kasse auf GoBD-Konformität prüfen lassen – kostenlos bei uns.
Schritt 2: Verfahrensdokumentation erstellen (wir liefern ein Muster).
Schritt 3: Falls erforderlich, auf ein TSE- und GoBD-konformes System wechseln.

Kontaktieren Sie uns – wir helfen, Ihre Kasse prüfungssicher zu machen. Persönlich in Göttingen, Hannover, Kassel oder online.