Wenn der Betriebsprüfer kommt, fällt ein Wort besonders oft: GoBD. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sind der Maßstab, an dem Ihre Kassenführung gemessen wird. Was muss eine GoBD-konforme Kasse leisten? Und was passiert, wenn sie es nicht tut?
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind ein BMF-Schreiben, das seit 2020 in neuer Fassung gilt. Sie konkretisieren, wie elektronische Aufzeichnungen geführt, gespeichert und bereitgestellt werden müssen. Kernprinzipien:
- Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss lückenlos zurückverfolgt werden können.
- Vollständigkeit: Kein Geschäftsvorfall darf fehlen.
- Richtigkeit: Daten müssen inhaltlich korrekt sein.
- Zeitgerechte Buchung: Zeitnah - nicht erst Wochen später.
- Ordnung: Systematische, einheitliche Ablage.
- Unveränderbarkeit: Einmal gebucht, keine stille Änderung mehr möglich.
Besondere Anforderungen an Kassen
Für Kassensysteme gelten zusätzlich:
- Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder Verkauf wird einzeln festgehalten - kein Zusammenfassen.
- Verfahrensdokumentation: Sie müssen schriftlich dokumentieren, wie Ihre Kasse funktioniert und genutzt wird.
- DSFinV-K-Export: Der Prüfer kann den standardisierten „Digitalen Schnittstellen-Export Finanzverwaltung Kassen“ verlangen.
- 10 Jahre Aufbewahrung: Alle Kassendaten, Stammdaten und Dokumentationen.
GoBD-Checkliste: Ist Ihre Kasse konform?
Die wichtigsten Punkte kompakt - wer alle abhaken kann, ist für Kassennachschau und Betriebsprüfung gut aufgestellt:
- Jeder Verkauf wird einzeln und unveränderbar aufgezeichnet (zertifizierte TSE aktiv)
- Tagesabschlüsse (Z-Bons) werden lückenlos erstellt und archiviert
- DSFinV-K-Export ist auf Knopfdruck möglich
- Verfahrensdokumentation ist vorhanden und aktuell
- Storno-, Trainings- und Testbuchungen sind als solche gekennzeichnet
- Kassendaten bleiben 10 Jahre maschinell auswertbar archiviert
- Kasse und TSE sind über Mein ELSTER gemeldet (Pflicht seit 2025)
- Stammdaten- und Preisänderungen sind nachvollziehbar historisiert
Was passiert beim Betriebsprüfer?
Bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung kann das Finanzamt drei Zugriffsarten verlangen:
- Z1: Unmittelbarer Zugriff - der Prüfer setzt sich an Ihre Kasse und prüft.
- Z2: Mittelbarer Zugriff - Sie bereiten Auswertungen auf.
- Z3: Datenträgerüberlassung - Sie geben den kompletten DSFinV-K-Export heraus.
Eine gute Kasse liefert alle drei Zugriffsarten ohne Aufwand.
Typische Prüfungsmängel
- Fehlende Verfahrensdokumentation
- Trainingsbuchungen und Testbons nicht als solche gekennzeichnet
- Gelöschte oder nachträglich geänderte Buchungen
- Fehlende Kassenabschlüsse (Z-Bons)
- Tages- und Monatsabschlüsse nicht archiviert
- Kein revisionssicheres Datenarchiv
Jeder einzelne Punkt kann zu einer Zuschätzung führen - oft mehrere Prozent Ihres Jahresumsatzes.
So machen wir Ihre Kasse GoBD-konform
- Cloud-TSE vom BSI zertifiziert - manipulationssichere Einzelaufzeichnung
- DSFinV-K-Export auf Knopfdruck
- Revisionssicheres Archiv über 10 Jahre
- Musterverfahrensdokumentation im Paket enthalten
- Automatischer DATEV-Export für den Steuerberater
- Lückenlose Kellner-/Mitarbeiterzuordnung
GoBD ist nicht gleich KassenSichV
In der Praxis werden beide Begriffe oft vermischt. Sie hängen zusammen, sind aber nicht identisch:
- Die KassenSichV regelt das technische Wie: TSE, Belegausgabe, Meldepflicht, DSFinV-K-Schnittstelle. Sie betrifft nur elektronische Kassen.
- Die GoBD sind der übergeordnete Rahmen ordnungsmäßiger Buchführung. Sie gelten für jede steuerlich relevante Aufzeichnung - auch für die offene Ladenkasse, das Kassenbuch und die spätere Übergabe der Daten an den Steuerberater.
Eine TSE-Kasse erfüllt die KassenSichV. GoBD-konform ist sie erst, wenn auch Organisation, Aufbewahrung, Verfahrensdokumentation und Datenzugriff stimmen. Genau hier scheitern viele Betriebe trotz moderner Hardware.
Aktueller Stand 2026 und Ausblick 2027
Die GoBD gelten unverändert in der seit 2020 angewandten Fassung des BMF-Schreibens. Neu ist vor allem die seit 2025 scharf gestellte elektronische Meldepflicht der Kassen über ELSTER (§ 146a AO) - eine nicht gemeldete Kasse ist ein zusätzlicher Mangel, der in der Prüfung auffällt. Mit Blick auf 2027 ist im Koalitionsvertrag eine verpflichtende elektronische Aufzeichnung ab einer Umsatzgrenze (häufig genannt: 100.000 Euro) angekündigt. Ein finales Gesetz mit verbindlichen Werten und Fristen liegt bislang nicht vor - wer heute GoBD- und TSE-konform aufgestellt ist, muss sich davon aber nicht beunruhigen lassen.
Aufbewahrung und Datenzugriff konkret
Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist (§ 147 AO) bezieht sich auf die auswertbaren Originaldaten, nicht nur auf Papierausdrucke. Konkret heißt das für die Kasse: Einzelaufzeichnungen, Z-Bons, DSFinV-K-Exporte, Stammdatenänderungen und die Verfahrensdokumentation müssen über die gesamte Frist maschinell auswertbar bleiben. Ein PDF-Tagesabschluss reicht nicht, wenn der Prüfer den strukturierten DSFinV-K-Datensatz verlangt. Auch ein Kassen- oder Softwarewechsel entbindet nicht: Die Altdaten müssen weiter lesbar archiviert sein. Wir richten dafür ein revisionssicheres Archiv ein, das auch nach einem Systemwechsel zugänglich bleibt.
Häufige Fragen zur GoBD-Kasse
Macht die TSE meine Kasse automatisch GoBD-konform?
Nein. Die TSE sichert die Unveränderbarkeit der Einzelbuchungen ab - ein zentraler, aber nicht der einzige GoBD-Baustein. Fehlen Verfahrensdokumentation, saubere Z-Abschlüsse oder ein revisionssicheres Archiv, ist die Kassenführung trotz TSE angreifbar.
Brauche ich eine Verfahrensdokumentation, wenn alles digital läuft?
Ja, gerade dann. Die Verfahrensdokumentation beschreibt, welche Kasse mit welcher Software und TSE wie bedient wird, wie Stornos und Trainingsbuchungen ablaufen und wie archiviert wird. Sie ist bei jeder Kassennachschau eines der ersten Dokumente, nach denen gefragt wird.
Was passiert mit den Daten beim Wechsel des Kassensystems?
Die Altdaten bleiben aufbewahrungspflichtig. Sie müssen so archiviert werden, dass sie über zehn Jahre maschinell auswertbar bleiben - auch wenn die alte Software längst nicht mehr läuft. Wir sichern bei der Übernahme die DSFinV-K-Exporte des Altsystems mit.
Wie viel kann das Finanzamt bei Mängeln zuschätzen?
Das hängt vom Einzelfall ab. Bei formell und sachlich nicht ordnungsmäßiger Kassenführung darf das Finanzamt schätzen (§ 162 AO); in der Praxis werden je nach Schwere Sicherheitszuschläge auf den Umsatz vorgenommen. Eine pauschale Prozentzahl gibt es nicht - entscheidend ist, wie gravierend und systematisch die Mängel sind.
Ihre nächsten Schritte
- Schritt 1: Bestehende Kasse auf GoBD-Konformität prüfen lassen - kostenlos bei uns.
- Schritt 2: Verfahrensdokumentation erstellen (wir liefern ein Muster).
- Schritt 3: Falls erforderlich, auf ein TSE- und GoBD-konformes System wechseln.
GoBD-konforme Kasse vor Ort in Göttingen
Wir machen Ihre Kasse in Göttingen und der Region prüfungssicher - nicht per Hotline, sondern persönlich vor Ort. Wir prüfen die bestehende Kassenführung, erstellen die passende Verfahrensdokumentation, richten den DSFinV-K-Export und das revisionssichere Archiv ein und bereiten Sie konkret auf eine Kassennachschau vor. Steht ein TSE-Wechsel an, übernehmen wir den TSE-Austausch in Göttingen gleich mit. Wir setzen das vor Ort in Göttingen für Sie um - mit festem Ansprechpartner statt wechselndem Callcenter.
Kontaktieren Sie uns - wir helfen, Ihre Kasse prüfungssicher zu machen. Persönlich in Göttingen und der Region oder online. Alles zum Vor-Ort-Service finden Sie auf der Seite Kassensystem Göttingen.
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Wir beraten Sie persönlich und finden die perfekte Lösung für Ihr Geschäft.
