Kassennachschau vorbereiten (§146b AO)

Die Kassen-Nachschau nach §146b AO ist ein eigenständiges Prüfinstrument des Finanzamts. Der Prüfer kann ohne Voranmeldung während der Geschäftszeiten in Ihren Betrieb kommen, sich Ihre Kasse zeigen lassen und Daten anfordern. Das klingt bedrohlicher, als es sein muss: Wer ordentlich kassiert und seine Unterlagen beisammen hat, übersteht eine Nachschau ruhig. Wir bereiten Ihre Kasse so vor, dass Sie im Ernstfall nicht ins Schwitzen kommen.

Was bei einer Kassen-Nachschau passiert

Der Prüfer weist sich aus, betritt die Geschäftsräume und kann unter anderem verlangen:

• Einen Kassensturz: Stimmt das tatsächlich vorhandene Bargeld mit dem Soll-Bestand der Kasse überein?
• Einsicht in die laufenden Aufzeichnungen und Tagesabschlüsse.
• Einen DSFinV-K-Export für einen bestimmten Zeitraum – mehr dazu in unserem DSFinV-K-Ratgeber.
• Nachweis der TSE und der korrekten §146a-AO-Pflichten (Belegausgabe, Anmeldung).
• Die Verfahrensdokumentation.

Stellt der Prüfer gravierende Mängel fest, kann er ohne weitere Ankündigung zur regulären Außenprüfung übergehen.

Checkliste: Das sollte jederzeit griffbereit sein

1. Funktionierende TSE mit gültigem, nicht abgelaufenem Zertifikat.
2. Belegausgabe funktioniert – der QR-Code bzw. die TSE-Daten stehen auf dem Bon.
3. Tagesabschlüsse (Z-Bons) lückenlos vorhanden.
4. DSFinV-K-Export auf Knopfdruck erzeugbar.
5. Verfahrensdokumentation aktuell und auffindbar.
6. ELSTER-Meldung der Kasse und TSE liegt vor.

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Sie sind unsicher, ob Ihre Kasse einer Nachschau standhält? Wir machen mit Ihnen einen Probelauf.

Richtig verhalten, wenn der Prüfer da ist

Bleiben Sie ruhig und kooperativ. Lassen Sie sich den Dienstausweis zeigen. Geben Sie nur das heraus, was tatsächlich angefordert wird, und antworten Sie auf Fragen sachlich. Sie dürfen Ihren Steuerberater hinzuziehen oder informieren – das ist legitim und wirkt nicht „verdächtig“. Was Sie nicht tun sollten: spontan etwas an der Kasse ändern, Daten nachträglich „aufräumen“ oder Unterlagen verschwinden lassen. Genau das fällt auf und macht aus einer Routine ein Problem.

Kassennachschau, Nachschau, Außenprüfung – wo ist der Unterschied?

Die Kassen-Nachschau (§146b AO) ist gezielt auf die Kasse ausgerichtet und kommt unangemeldet. Die klassische Außenprüfung (Betriebsprüfung) dagegen wird vorher angekündigt und umfasst den ganzen Betrieb über mehrere Jahre. Der entscheidende Punkt: Findet der Prüfer bei der Nachschau gravierende Mängel, kann er nahtlos zur Außenprüfung übergehen – ohne neue Ankündigung. Genau deshalb entscheidet die Nachschau oft darüber, ob es bei einem kurzen Besuch bleibt oder eine umfassende Prüfung folgt. Vorbereitung ist hier kein Übereifer, sondern Risikovorsorge.

Der beste Schutz: dauerhaft sauber kassieren

Eine Nachschau ist dann unkritisch, wenn der Normalbetrieb bereits sauber läuft: jeder Vorgang einzeln erfasst, Belege werden ausgegeben, Z-Bons werden täglich gezogen, Stornos werden begründet, die TSE ist aktiv. Wer das im Alltag macht, muss vor §146b AO keine Angst haben. Wir helfen Ihnen, genau diesen Standard herzustellen – von der GoBD-konformen Einrichtung bis zur Schulung Ihres Teams. Persönlich, vor Ort in Göttingen.

Typische Fragen des Prüfers – und wie Sie ruhig bleiben

Erfahrungsgemäß fragt ein Prüfer nach dem Kassensturz, lässt sich die Belegausgabe vorführen, schaut die letzten Tagesabschlüsse an und prüft, ob die TSE aktiv und angemeldet ist. Wenn Sie auf diese Routine vorbereitet sind, wirken Sie souverän statt überfordert – und genau dieser Eindruck hilft. Ein Prüfer, der sieht, dass der Betrieb seine Pflichten kennt und beherrscht, geht das Ganze entspannter an als bei jemandem, der sichtlich nervös improvisiert. Deshalb üben wir den Ablauf mit Ihnen einmal durch, bevor es ernst wird.

Häufige Fragen

Konstantin Schröer

Geschäftsführer, Kassensysteme Göttingen