Verfahrensdokumentation Kasse – Done-for-you

Die Verfahrensdokumentation ist eine der am häufigsten unterschätzten Pflichten in der Kassenführung. Sie beschreibt schriftlich, wie Ihre Kasse aufgebaut ist, wer sie bedient und wie mit Stornos, Stammdaten und Datensicherung umgegangen wird. Bei einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau ist sie oft der Unterschied zwischen einer glatten Prüfung und wochenlangen Diskussionen. Wir erstellen sie als Done-for-you-Service – passgenau für Ihren Betrieb, GoBD-konform, ohne dass Sie selbst formulieren müssen.

Was eine Verfahrensdokumentation enthalten muss

Eine vollständige Verfahrensdokumentation nach den GoBD deckt typischerweise diese Bereiche ab:

• Allgemeine Beschreibung: Welcher Betrieb, welche Kasse, welche Software-Version, welche TSE.
• Anwenderdokumentation: Wer bedient die Kasse, welche Rollen und Rechte gibt es?
• Technische Systemdokumentation: Aufbau der Kasse, Schnittstellen, Terminal-Anbindung, Backup.
• Betriebsdokumentation: Wie werden Stornos definiert, wie läuft der Tagesabschluss, wie wird die TSE aktualisiert?
• Datensicherung & Archivierung: Wo und wie lange werden DSFinV-K-Exporte aufbewahrt, wer ist verantwortlich?

So läuft unser Done-for-you-Service ab

1. Kurz-Interview: Wir nehmen die Eckdaten Ihres Betriebs auf – persönlich, telefonisch oder per WhatsApp.
2. Systemaufnahme: Kasse, TSE, Terminal, Backup-Routinen und Zuständigkeiten werden erfasst.
3. Erstellung: Wir schreiben die Dokumentation auf Basis einer geprüften Struktur und passen sie auf Ihren Betrieb an.
4. Abstimmung: Sie und auf Wunsch Ihr Steuerberater lesen gegen, wir ergänzen offene Punkte.
5. Übergabe: Sie erhalten die fertige Verfahrensdokumentation als PDF zum Ablegen – bereit für die nächste Prüfung.

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Sie wissen nicht, ob Ihre vorhandene Dokumentation ausreicht? Wir schauen kurz drüber und sagen es Ihnen ehrlich.

Warum „Muster aus dem Internet“ oft nicht reichen

Es gibt frei verfügbare Mustervorlagen – aber eine Verfahrensdokumentation muss Ihren tatsächlichen Betrieb beschreiben. Ein generisches Muster, das nicht zu Ihren Abläufen passt, fällt bei einer Prüfung schnell auf und kann sogar schaden, wenn es Dinge behauptet, die bei Ihnen anders laufen. Unser Service nimmt Ihre echten Abläufe auf, statt nur Platzhalter zu füllen. Gerade die Punkte Storno-Regelung, TSE-Aktualisierung und Archivierung von DSFinV-K-Exporten werden in Standardvorlagen oft zu dünn behandelt.

Für wen sich der Service besonders lohnt

Bäckereien, Cafés, Restaurants, Imbisse, Friseure, Kioske und Einzelhändler in Göttingen und der Region, die noch keine oder nur eine veraltete Dokumentation haben. Auch wenn Ihre Kasse nicht von uns stammt, erstellen wir die Verfahrensdokumentation – sie ist softwareunabhängig und beschreibt Ihren konkreten Betrieb. Die Pflicht selbst ergibt sich aus den GoBD in Verbindung mit §146a AO.

Was bei einer Prüfung am häufigsten fehlt

In der Praxis stolpern Betriebe immer wieder über dieselben Lücken: Es ist nicht dokumentiert, wer Stornos durchführen darf und aus welchen Gründen. Es fehlt die Beschreibung, wie und wo die DSFinV-K-Exporte archiviert werden. Niemand ist klar als verantwortlich für die jährliche Datensicherung benannt. Und Änderungen am System – etwa ein neuer Bondrucker oder ein TSE-Tausch – wurden nie nachgetragen. Genau diese Punkte schauen Prüfer gezielt an. Wir arbeiten sie in Ihre Dokumentation ein, damit dort keine offenen Flanken bleiben.

Eine lebende Dokumentation, kein totes PDF

Eine Verfahrensdokumentation ist kein Dokument, das man einmal schreibt und für immer wegheftet. Sie muss bei wesentlichen Änderungen fortgeschrieben werden. Wir bauen sie deshalb so auf, dass Sie kleinere Anpassungen selbst vornehmen können – mit klar markierten Stellen, an denen etwa eine neue Mitarbeiterin, eine geänderte Storno-Regel oder eine neue TSE eingetragen wird. Bei größeren Umstellungen unterstützen wir Sie, damit die Dokumentation immer zum tatsächlichen Betrieb passt. So bleibt sie über Jahre prüfungssicher, statt mit jedem kleinen Wandel an Wert zu verlieren.

Häufige Fragen

Konstantin Schröer

Geschäftsführer, Kassensysteme Göttingen