Kassensystem kaufen: Die ultimative Checkliste für Einsteiger

Der Kauf eines Kassensystems ist eine wichtige Investition für jedes Unternehmen. Egal ob Sie ein neues Geschäft eröffnen oder ein veraltetes System ablösen möchten – mit der richtigen Vorbereitung sparen Sie Zeit, Geld und Nerven. In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, worauf Sie achten sollten.

1. Gesetzliche Anforderungen kennen

Seit 2020 sind alle Kassensysteme in Deutschland verpflichtet, eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu verwenden. Die TSE speichert jeden Kassenvorgang manipulationssicher und ist Pflicht laut der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Ohne TSE drohen Bußgelder und Probleme bei der Betriebsprüfung.

Zusätzlich gilt seit 2020 die Belegausgabepflicht: Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt werden – ob digital oder gedruckt. Ab 2027 wird voraussichtlich eine allgemeine Registrierkassenpflicht für Unternehmen ab 100.000 EUR Jahresumsatz eingeführt.

2. Die richtige Software wählen

Moderne Kassensoftware ist weit mehr als ein digitaler Kassenbon. Achten Sie auf diese Kernfunktionen:

• POS / Kassieren: Schnelles, intuitives Kassieren mit Barcode-Scanner, Touchscreen und Schnelltasten
• Warenwirtschaft: Lagerbestände in Echtzeit, automatische Nachbestellung, Inventurfunktion
• Kundenverwaltung (CRM): Kundenkartei, Kaufhistorie, Gutscheine und Rabattaktionen
• Schnittstellen: DATEV-Export für den Steuerberater, Kartenzahlung, Onlineshop-Anbindung
• Cloud-basiert: Zugriff von überall, automatische Updates, Datensicherung

Wir setzen auf ETRON onRetail V2 – eine All-in-One Lösung, die all diese Funktionen in einer Software vereint und speziell für den deutschen Markt optimiert ist.

3. Hardware: Was brauchen Sie wirklich?

Die Hardware hängt stark von Ihrer Branche und Ihrem Budget ab. Hier eine Übersicht:

Unsere Empfehlung: Starten Sie mit einem Komplettpaket. So sind alle Komponenten aufeinander abgestimmt und Sie vermeiden Kompatibilitätsprobleme.

4. Kartenzahlung: Heute Pflicht, nicht Kür

Immer mehr Kunden zahlen bargeldlos. Ein Kassensystem ohne integrierte Kartenzahlung verliert Umsatz. Achten Sie auf:

• Nahtlose Integration in die Kassensoftware (kein separates Tippen am Terminal)
• Kontaktlos (NFC), Chip und Magnetstreifen
• Transparente Gebühren (typisch: 0,2–0,9% pro Transaktion)
• Alle gängigen Karten: girocard, Visa, Mastercard, American Express

5. Support und Service: Der unterschätzte Faktor

Ein Kassensystem ist nur so gut wie der Support dahinter. Stellen Sie sich vor: Samstagmittag, volles Geschäft, die Kasse streikt. Wer hilft Ihnen dann?

Achten Sie auf:

• Erreichbarkeit: Telefonischer Support, nicht nur per E-Mail-Ticket
• Reaktionszeit: Wie schnell wird Ihnen geholfen?
• Vor-Ort-Service: Gibt es Techniker in Ihrer Region?
• Einrichtung und Schulung: Wird das System für Sie installiert und erklärt?

Bei uns bekommen Sie genau das: persönliche Betreuung vor Ort in Göttingen, Hannover, Kassel, Hildesheim, Braunschweig und der gesamten Region. Kein Callcenter, kein Ticket-System – sondern einen direkten Ansprechpartner.

6. Kosten im Überblick

Kassensysteme gibt es in verschiedenen Preisklassen. Typische monatliche Kosten für die Software:

• Einstieg (Android): ab 19,80 EUR/Monat – für Cafés, Kioske, Imbisse
• Professionell (Windows): ab 54 EUR/Monat – für wachsende Geschäfte mit CRM, DATEV
• Mit Warenwirtschaft: ab 109 EUR/Monat – für volle Lagerkontrolle

Dazu kommen einmalige Kosten für Hardware und Einrichtung. Unsere Preise im Detail ansehen.

Ihre Checkliste zum Ausdrucken

Bevor Sie sich entscheiden, prüfen Sie diese Punkte:

• Ist das System TSE-zertifiziert?
• Erfüllt es die KassenSichV?
• Gibt es eine DATEV-Schnittstelle?
• Ist Kartenzahlung integriert?
• Bietet der Anbieter Vor-Ort-Service in Ihrer Region?
• Gibt es Schulung und Einrichtung?
• Wie ist der Support erreichbar (Telefon/WhatsApp)?
• Können Sie später upgraden?
• Sind die monatlichen Kosten transparent?

Konstantin Schröer

Geschäftsführer, Kassensysteme Göttingen