DSFinV-K steht für „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme". Das ist das einheitliche Format, in dem Ihre Kasse ihre Daten an den Betriebsprüfer ausliefern muss. Wer hier patzt, verliert in der Prüfung Boden, den er später nicht mehr aufholt. Hier kommt die saubere, praxistaugliche Anleitung.

Was ist DSFinV-K?

DSFinV-K ist ein Standard, der vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gemeinsam mit den obersten Finanzbehörden der Länder veröffentlicht wird. Aktuell gilt Version 2.3. Die Schnittstelle beschreibt exakt, welche Daten in welcher Datei stehen müssen, in welchem CSV-Format und mit welcher Beschreibung im sogenannten GDPdU-DTD (Index-XML).

Der Sinn: Egal welches Kassensystem Sie nutzen – der Prüfer bekommt einen vergleichbaren Datenstand. Er muss nicht Ihre Software lernen, er kann seine eigenen Prüfwerkzeuge einsetzen.

Wann brauchen Sie einen Export?

Bei der Betriebsprüfung – der Prüfer fordert den Export für den Prüfungszeitraum an
Bei der Kassen-Nachschau – kann ohne Voranmeldung erfolgen
Bei einem Steuerberater-Wechsel – sinnvoll als Sicherung
Bei einem Kassen-Wechsel – alte Daten müssen archiviert werden
Jährlich proaktiv – als revisionssichere Sicherung

Die 22 Dateien im DSFinV-K-Export

Ein vollständiger DSFinV-K-Export besteht aus 22 CSV-Dateien plus einer GDPdU-Indexdatei. Sie sind in vier Bereiche gegliedert:

Stammdatenmodul (8 Dateien)

stamm_abschluss.csv – Kassenabschlüsse mit Z-Nummer
stamm_orte.csv – Erfassungsorte (Filiale, Kasse)
stamm_kassen.csv – Kassen-Stammdaten (Seriennummer, Hersteller)
stamm_terminals.csv – Zahlungsterminals
stamm_agenturen.csv – Agenturumsätze (falls vorhanden)
stamm_ust.csv – Steuersätze (19%, 7%, 0%)
stamm_tse.csv – Eingesetzte TSE mit Seriennummer und Zertifikat
stamm_kundenkonto.csv – Kundenkonten (falls geführt)

Bonpositionsmodul (5 Dateien)

bonkopf.csv – Bonkopf mit Datum, Uhrzeit, Bonnummer, TSE-Signatur
bonkopf_ust.csv – Steuersätze pro Bon
bonkopf_zahlarten.csv – Zahlarten pro Bon (Bar, EC, Kreditkarte, Gutschein)
bonpos.csv – Einzelpositionen pro Bon
bonpos_ust.csv – Steueraufteilung pro Position

Kassenabschlussmodul (5 Dateien)

cash_per_currency.csv – Bestand pro Währung
payment.csv – Zahlungsarten-Aufstellung
z_currency.csv – Z-Bon-Daten pro Währung
businesscases.csv – Geschäftsvorfälle (Verkauf, Rückgabe, Storno, Trinkgeld)
tse_transaktionen.csv – Alle TSE-Signaturen

Bonus-Dateien & Index

bonpos_preisfindung.csv – Rabatte und Aktionspreise pro Position
bon_referenzen.csv – Stornoreferenzen und Rückgabebezüge
vatgroups.csv – Detailgruppierung nach Steuersätzen
itemamounts.csv – Aggregierte Artikelbeträge
subitems.csv – Untergruppierungen (z.B. Menü-Bestandteile)
index.xml – GDPdU-Index mit Beschreibung aller Felder (das DTD-Schema)

So erstellen Sie den Export in unserer Kasse

Anmelden als Inhaber/Admin – andere Rollen können den Export nicht ziehen
Menüpunkt „Admin → Export → DSFinV-K" aufrufen
Zeitraum wählen – typisch das vom Prüfer geforderte Geschäftsjahr
Exportformat: TAR-Archiv (komprimiert, enthält alle 22 CSVs + Index)
Export starten – die Generierung läuft asynchron, je nach Datenmenge wenige Sekunden bis Minuten
Download – das fertige TAR speichern Sie auf einem sicheren Medium (USB, NAS, verschlüsselter Cloud-Ordner)
Übergabe – Sie händigen das TAR dem Prüfer auf einem schreibgeschützten Datenträger aus

Was prüft der Prüfer im Export?

Der Betriebsprüfer setzt typischerweise eine Software wie IDEA oder WinIDEA ein. Damit prüft er unter anderem:

Lückenlose Bonnummern (keine Sprünge)
Lückenlose TSE-Signaturzähler
Übereinstimmung von Z-Bon-Summen mit Einzelbon-Summen
Plausibilität der Storno-Quote
Mengenvergleiche mit Wareneinkauf
Rohgewinnaufschlagsätze pro Warengruppe
Zeitreihen-Anomalien (auffällig viele Stornos zur gleichen Uhrzeit?)

Häufige Fehler beim DSFinV-K-Export

Falscher Zeitraum: Export endet vor dem Geschäftsjahresende
Fehlende Z-Bons: Tageabschluss wurde an einzelnen Tagen vergessen
Trainingsbuchungen nicht markiert: Erscheinen als echter Umsatz
TSE-Lücken: Zeiträume ohne Signatur durch defekte oder vergessen aktivierte TSE
Falsche Steuersatz-Zuordnung: 7% statt 19% (oder umgekehrt) bei Mischbetrieben (Café mit Außer-Haus)

Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre

Der DSFinV-K-Export ist Teil der steuerrelevanten Unterlagen und muss nach §147 AO grundsätzlich 10 Jahre aufbewahrt werden. Das heißt nicht nur das TAR-Archiv: Auch die Verfahrensdokumentation und die Stammdatenhistorie gehören dazu. Mehr dazu in unserem Beitrag zu GoBD-konforme Kasse.

GDPdU-DTD: Das Index-XML verstehen

Die index.xml im Export ist die Bedienungsanleitung für den Prüfer. Sie beschreibt für jede CSV-Datei: welche Spalten, welche Datentypen, welche Sortierung, welche Beziehungen zu anderen Dateien. Ohne korrekte index.xml kann der Prüfer das Datenmaterial nicht maschinell auswerten und wird ggf. eine erneute Lieferung anfordern. Unsere Kasse erzeugt die index.xml automatisch – Sie müssen nichts manuell anpassen.

Wenn der Prüfer mehr will: Z1, Z2, Z3

Neben dem DSFinV-K-Export (das ist eine Z3-Datenträgerüberlassung) kann der Prüfer auch Z1 (Direktzugriff an der Kasse) oder Z2 (Auswertungen durch Sie) verlangen. Unsere Kasse unterstützt alle drei Zugriffsarten – mehr dazu in unserem GoBD-Beitrag.

Praxistipp: Jährlich proaktiv exportieren

Auch wenn der Prüfer noch nicht anklopft: Ziehen Sie jedes Jahr im Januar den DSFinV-K-Export für das abgelaufene Jahr und legen ihn revisionssicher ab. So haben Sie eine saubere Sicherung, falls die Kasse ausfällt – und der Prüfer bekommt im Ernstfall innerhalb von Minuten alle Daten.

Was steht in den einzelnen CSV-Dateien wirklich drin?

Wer das erste Mal einen DSFinV-K-Export öffnet, sieht erstmal nur Tabellen mit Zahlenkolonnen. Hier eine kurze Übersetzung der wichtigsten Felder, die ein Prüfer als Erstes anschaut:

bonkopf.csv – Der Ankerpunkt jeder Prüfung

Jede Zeile ist ein Bon. Spalten umfassen: Z_KASSE_ID (welche Kasse), Z_ERSTELLUNG (Zeitpunkt Tagesabschluss), Z_NR (Nummer des Z-Bons), BON_NR (laufende Bonnummer), BON_TYP (Beleg, Aufzeichnung, Storno), BON_NAME, BEDIENER_ID, BEDIENER_NAME, UMS_BRUTTO (Bruttoumsatz), BON_NOTIZ und mehrere TSE-Felder (TSE_TANR, TSE_TA_START, TSE_TA_ENDE, TSE_TA_SIG).

tse_transaktionen.csv – Der Beweis der Unveränderlichkeit

Diese Datei enthält jede einzelne TSE-Signatur mit Signaturzähler, Start- und Endzeit, Hashwert und der eindeutigen Transaktionsnummer der TSE. Der Prüfer prüft hier vor allem: Steigt der Signaturzähler lückenlos? Jede Lücke ist ein Warnsignal und führt zu Rückfragen.

bonpos.csv – Was wurde konkret verkauft?

Pro Position eine Zeile: Artikelname, Menge, Einzelpreis, Steuersatz-ID, Warengruppe, Rabatt. Hier wird sichtbar, ob Trainingsbuchungen, Storno-Positionen oder Personalessen ordnungsgemäß markiert sind.

businesscases.csv – Wo das Finanzamt nach Auffälligkeiten sucht

Hier sind alle Geschäftsvorfall-Typen aggregiert: Umsatz (UmsatzVorgang), Storno (Pfand, Pfandrückgabe, Anzahlung, etc.). Der Prüfer schaut sich besonders die Storno-Quote an: Liegt sie deutlich über dem Branchendurchschnitt, gibt es eine Rückfrage.

Häufiges Missverständnis: Z-Bon vs. DSFinV-K

Der gedruckte Z-Bon (Tagesabschluss) ist nicht der DSFinV-K-Export. Der Z-Bon ist ein Papierausdruck mit Summen, der DSFinV-K-Export ist ein strukturiertes Datenpaket mit allen Einzelbuchungen. Beide sind wichtig, aber für unterschiedliche Zwecke: Der Z-Bon dient dem Tagesabschluss vor Ort, der DSFinV-K-Export der maschinellen Prüfung.

Was passiert, wenn der Z-Bon vergessen wurde?

In modernen Kassen läuft der Z-Bon automatisch um Mitternacht (oder zu einer konfigurierten Uhrzeit). In älteren Systemen muss er manuell gezogen werden. Vergisst man ihn an einem Tag, wird der Umsatz dieses Tages dem Folgetag zugerechnet – das ist nicht schön, aber kein Drama, solange es nicht zur Routine wird. Bei wiederholt fehlenden Z-Bons unterstellt der Prüfer schnell ein systematisches Problem.

Verfahrensdokumentation für DSFinV-K

Sie brauchen eine schriftliche Verfahrensdokumentation, die unter anderem beschreibt: Welche Kasse wird eingesetzt? Wer hat Zugriff? Wie sind Stornos definiert? Wie wird die TSE aktualisiert? Wo werden die DSFinV-K-Exporte archiviert? Wer ist verantwortlich für die jährliche Sicherung?

Unsere Kasse liefert eine Mustervorlage für die Verfahrensdokumentation, die Sie nur noch an Ihren Betrieb anpassen müssen. Bei einer Betriebsprüfung ist das oft der Unterschied zwischen einer glatten Prüfung und mehreren Wochen Diskussion.

Konkrete Empfehlung: Drei Sicherungen, drei Orte

Wir empfehlen das 3-2-1-Backup-Prinzip auch für DSFinV-K-Exporte:

3 Kopien jedes Exports (Original + 2 Sicherungen)
2 verschiedene Medien (z.B. lokales NAS + Cloud-Backup)
1 Kopie außerhalb des Standorts (Cloud oder externes Lager – schützt vor Brand/Diebstahl)

Das klingt überzogen, ist aber bei einer 10-Jahres-Aufbewahrung sinnvoll. Festplatten gehen kaputt, USB-Sticks gehen verloren, Cloud-Anbieter werden insolvent.

Was der Prüfer sieht, wenn er den Export öffnet

Damit Sie verstehen, was beim Prüfer passiert: Er importiert das TAR-Archiv in IDEA oder WinIDEA, lässt die index.xml einlesen und bekommt automatisch alle 22 Tabellen aufbereitet, mit den Datenbeziehungen zwischen ihnen. Dann setzt er Standardprüfungen auf, die er bei jeder Kasse einsetzt:

Lückenanalyse Bonnummern und TSE-Signaturzähler
Cashflow-Plausibilität (Soll-Ist-Vergleich)
Storno-Quote in Relation zu vergleichbaren Betrieben
Verteilung von Steuersätzen (7% vs. 19%) bei Mischbetrieben
Tageszeit-Muster (sind Stornos auffällig zu bestimmten Uhrzeiten gehäuft?)
Mitarbeiter-Analyse (welcher Bediener hat welche Storno-Quote?)
Wareneingang vs. Verkauf (Mengenvergleich, Schwund)

Was unsere Kasse zusätzlich zum Pflicht-Export liefert

Über den reinen DSFinV-K-Export hinaus bietet unsere Kasse weitere Auswertungen, die im Audit hilfreich sind:

Manager-Übersicht: Wer hat wann welche Stornos gemacht, mit Begründung
Trinkgeld-Report: Pro Mitarbeiter, getrennt nach Bar/Karte
Warengruppen-Report: Welche Gruppe macht welchen Umsatz im Zeitverlauf
Stornoursachen: Strukturierte Klassifikation (falsche Eingabe, Reklamation, Rückgabe, etc.)
Audit-Log: Wer hat Stammdaten geändert, wann, was war vorher

Frühwarnsystem: Auffälligkeiten selbst erkennen

Der intelligente Umgang mit dem DSFinV-K-Export besteht darin, ihn nicht nur dem Prüfer zu zeigen, sondern selbst proaktiv zu nutzen. Wer einmal pro Quartal kurz auf folgende Kennzahlen schaut, kann Probleme früh erkennen:

Storno-Quote (Anteil stornierter Beträge am Gesamtumsatz)
Trainingsbuchungs-Quote (sollte gegen Null gehen im Echtbetrieb)
Bedienerverteilung (gibt es Anomalien zwischen Mitarbeitern?)
Zeitliche Verteilung (passen die Verkaufsspitzen zur tatsächlichen Auslastung?)

Wer hier konsequent ist, hat im Ernstfall auch sofort die Erklärungen parat, wenn der Prüfer nachfragt.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein DSFinV-K-Export für ein Geschäftsjahr?

Bei einer durchschnittlichen Bäckerei oder einem Café mit 50–200 Bons pro Tag dauert der Export wenige Sekunden bis zu zwei Minuten. Bei großen Einzelhändlern mit hohem Bon-Volumen kann es länger dauern, läuft aber asynchron im Hintergrund.

Was passiert, wenn ein Tag im Export fehlt?

Fehlende Tage führen praktisch immer zu Rückfragen vom Prüfer. Sind die Daten technisch verloren (z.B. defekte TSE, gelöschter Speicher), kann das Finanzamt nach §162 AO eine Zuschätzung vornehmen. Deshalb ist regelmäßiges Backup so wichtig.

Muss ich den Export verschlüsseln?

Bei der Übergabe an den Prüfer ist Verschlüsselung nicht vorgeschrieben. Bei der internen Archivierung sollten Sie den Export aber gegen Manipulation und unberechtigten Zugriff schützen – Stichworte: Zugriffsrechte, schreibgeschützte Datenträger, Verschlüsselung bei Cloud-Backup.

Kann ich den Export an meinen Steuerberater geben?

Ja, das ist sogar empfohlen. Viele Steuerberater nutzen IDEA oder ähnliche Tools, um den Export voranzuprüfen, bevor das Finanzamt kommt. Sie erkennen so Auffälligkeiten frühzeitig und können sie erklären.

Was, wenn meine alte Kasse keinen DSFinV-K-Export kann?

Dann ist Ihre Kasse nicht §146a AO-konform. Sie müssen entweder nachrüsten (falls der Hersteller ein Update liefert) oder das System wechseln. Beim Wechsel müssen die alten Daten der bisherigen Kasse trotzdem für 10 Jahre verfügbar bleiben – idealerweise als bereits gezogener DSFinV-K-Export.

Ist eine Sicherung in der Cloud zulässig?

Ja, sofern der Cloud-Speicher GoBD-konform ist (Server in Deutschland oder EU, AVV mit dem Anbieter, revisionssicher). Reine private Dropbox-Accounts sind kritisch.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für individuelle Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt. Stand: Mai 2026. Rechtslage und Anbieterpreise können sich ändern.

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Konstantin Schröer

Geschäftsführer, Kassensysteme Göttingen

DSFinV-K-Export Schritt für Schritt: Anleitung für Ihre Kasse