Die Belegausgabepflicht – umgangssprachlich „Kassenbon-Pflicht" – ist seit 1. Januar 2020 Bestandteil der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Sie verpflichtet Betreiber elektronischer Kassen, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg zu erstellen. 2026 ist das Thema weiter aktuell: Der Trend geht klar in Richtung digitaler Beleg, und die Ausnahmeregelungen werden restriktiver interpretiert. Dieser Beitrag zeigt, was Bäcker, Cafés und Dienstleister aktuell beachten müssen.
Was genau verlangt die Belegausgabepflicht?
Die Regel ist eigentlich einfach: Wer ein elektronisches Kassensystem einsetzt, muss für jeden Vorgang einen Beleg ausstellen. Das gilt unabhängig davon, ob der Kunde den Beleg nehmen möchte oder nicht. Der Beleg muss:
- unmittelbar nach Abschluss des Vorgangs bereitgestellt werden,
- die Pflichtangaben nach § 6 KassenSichV enthalten (Firma, Datum, Uhrzeit, Artikel, Menge, Steuerbetrag, Transaktionsnummer, TSE-Signatur etc.),
- auf Papier oder in einem elektronischen Format verfügbar sein.
Die Pflicht zum Anbieten, nicht zum Aufdrängen
Wichtig in der Praxis: Sie müssen den Bon ausgeben (bzw. anbieten), der Kunde muss ihn aber nicht mitnehmen. Der ausgedruckte Bon auf dem Tresen erfüllt die Pflicht, auch wenn der Kunde weitergeht. Kein Grund, den Bon wegzuwerfen – aber auch kein Grund, ihn mit Nachdruck in die Hand zu drücken.
Digitale Belege: der praxistaugliche Weg
Seit 2020 ist der elektronische Beleg dem Papier-Bon rechtlich gleichgestellt. 2026 nutzen ihn immer mehr Betriebe, insbesondere in Cafés, Bäckereien und bei Dienstleistern. Typische Formate:
- QR-Code am Display – Kunde scannt mit dem Smartphone, Beleg öffnet sich als Webansicht oder PDF.
- E-Mail-Beleg – auf Wunsch, mit DSGVO-konformer Einwilligung für die E-Mail-Erfassung.
- Beleg-App / Wallet (z. B. epay, Bonvito, admin-bon) – Kunde legt Bons automatisch in einer App ab.
- PDF per Download-Link – praktisch für B2B-Geschäfte und Dienstleister.
Digitale Belege sparen Papier, Thermorolle und Zeit – und sind auch für den Fiskus okay, solange die Pflichtangaben und die TSE-Signatur enthalten sind.
Gibt es noch Ausnahmen?
Der berühmte § 146a Abs. 2 Satz 2 AO erlaubt, bei Verkauf an eine Vielzahl nicht bekannter Personen von der Belegausgabepflicht befreit zu werden – aber nur auf Antrag beim Finanzamt und nur bei „sachlicher Härte". In der Praxis wird das restriktiv ausgelegt:
- Bäckereien mit Laufkundschaft: Eine Befreiung ist möglich, aber keineswegs Standard. Anträge müssen begründet und individuell genehmigt werden.
- Volksfeste, Wochenmärkte, Vereinsfeste: Häufig Befreiungen zu erwarten, aber stets individuell.
- Cafés, Restaurants, Dienstleister: Regelmäßig keine Befreiung – hier gilt die Belegausgabepflicht uneingeschränkt.
Selbst bei erteilter Befreiung bleibt die TSE-Pflicht bestehen. Nur der Bon muss nicht zwingend an jeden Kunden ausgereicht werden – aufzeichnen müssen Sie trotzdem.
Was ändert sich 2026 konkret?
Der Stand Anfang 2026 nach dem bisherigen BMF-Anwendungserlass:
- Elektronische Belege werden praktisch zum Standard, die Finanzverwaltung sieht sie positiv.
- Ausnahmen werden enger geprüft, insbesondere wenn die Kasse ohnehin technisch in der Lage ist, einen Bon zu erzeugen.
- Die elektronische Meldepflicht für Kassen und TSE nach § 146a AO ist seit 2025 scharfgeschaltet – neue und außer Betrieb genommene Systeme binnen eines Monats melden.
- Ab 2027 kommt voraussichtlich die allgemeine Registrierkassenpflicht für Unternehmen ab ca. 100.000 € Jahresumsatz.
Eine generelle „Abschaffung" der Belegausgabepflicht, wie sie gelegentlich von der Wirtschaftspresse diskutiert wird, ist aktuell nicht Gesetz. Betriebe sollten davon ausgehen, dass sie weiter gilt.
Checkliste: Was sollten Sie jetzt tun?
- Prüfen, ob Ihr Kassensystem die Pflichtangaben korrekt druckt. Besonders kritisch: TSE-Signaturzähler und Seriennummer auf dem Bon.
- Digitale Belegausgabe aktivieren. Spart Papier und entspricht dem Zeitgeist – Kunden erwarten das zunehmend.
- Verfahrensdokumentation aktualisieren. Halten Sie fest, wie Sie Belege ausgeben, wie Ausfälle behandelt werden und wer zuständig ist.
- Belegarchivierung prüfen. Digitale Belege müssen 10 Jahre revisionssicher archiviert werden – nicht nur „im Ordner".
- Personal schulen. Die Kassiererin muss wissen: Bon anbieten, nicht aufdrängen, und bei Reklamationen den Bon aus dem Archiv abrufen können.
Konkrete Praxistipps für Bäcker, Cafés und Dienstleister
Bäckereien und Metzgereien
Hohe Schlagzahl am Morgen. Setzen Sie auf Schnellwahltasten und Waagenanbindung. Digitaler Bon als QR-Code am Kundendisplay reduziert Thermorollen-Kosten. Bei sehr hohem Kundenaufkommen kann eine Befreiung Sinn ergeben – mit dem Steuerberater abklären.
Cafés und Restaurants
Hier ist die Belegausgabepflicht nicht verhandelbar. Arbeiten Sie mit Tischplan und Split-Rechnungen (dafür ist Kasse Pro gemacht). Der Bon wird entweder gedruckt ausgegeben oder per E-Mail mitgeschickt (DSGVO-Einwilligung beachten).
Dienstleister (Friseur, Kosmetik, Handwerk)
Hier erwarten Kunden oft einen professionellen Beleg, teils sogar eine Rechnung. Digitale Belege per E-Mail sind Standard. Kassensystem für Friseure verknüpft Behandlungen, Produkte und Termin automatisch und erzeugt saubere, rechtskonforme Belege.
Kurz zusammengefasst
- Die Belegausgabepflicht gilt 2026 unverändert.
- Papier-Bon und digitaler Bon sind gleichwertig.
- Ausnahmen sind möglich, aber eng und nur auf Antrag.
- TSE-Pflicht bleibt in jedem Fall bestehen.
- Wer jetzt auf digitale Belege umstellt, ist für die nächsten Jahre gut aufgestellt.
Lassen Sie sich beraten – wir stellen Ihren Kassenprozess so auf, dass Sie die Belegausgabepflicht ohne Zusatzaufwand erfüllen und Ihr Personal entlastet wird. Dieser Artikel beschreibt die öffentlich bekannte Rechtslage zum Zeitpunkt der Veröffentlichung; die konkrete Anwendung sollte mit Ihrem Steuerberater abgestimmt werden.
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