Eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) signiert jeden Kassenvorgang manipulationssicher – das ist seit Januar 2020 Pflicht nach der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Doch was tun, wenn die TSE ausfällt? Der Bondrucker piept, die Signatur schlägt fehl, und an der Kasse steht eine Schlange. Hier lesen Sie, was Sie rechtlich tun müssen, welche Fristen gelten und wie Sie den Ausfall sauber dokumentieren.
Wann gilt eine TSE als ausgefallen?
Ein TSE-Ausfall liegt immer dann vor, wenn die Sicherheitseinrichtung nicht mehr in der Lage ist, Kassenvorgänge zu signieren. Typische Ursachen:
- Defekte USB- oder SD-Karten-TSE (Hardware-Fehler)
- Abgelaufenes TSE-Zertifikat (siehe unser Artikel „TSE-Zertifikat erneuern")
- Cloud-TSE nicht erreichbar (Anbieter-Ausfall, Internet-Verbindung)
- Firmware-Bug, Update-Rollback oder beschädigtes Dateisystem
- Überschrittene Speicherkapazität der TSE
Laut aktueller KassenSichV und dem BMF-Anwendungserlass zu § 146a AO müssen Sie einen TSE-Ausfall erkennen, dokumentieren und melden. Tut die Kasse das nicht selbst, ist das bereits ein Mangel.
Schritt 1: Ausfall erkennen und sofort dokumentieren
Moderne Kassensysteme melden einen TSE-Ausfall automatisch am Bildschirm, auf dem Beleg und im Log. Prüfen Sie trotzdem regelmäßig selbst:
- Erscheint auf jedem Bon eine Signatur mit Zähler und Seriennummer?
- Meldet die Administrationsoberfläche „TSE aktiv"?
- Lässt sich das DSFinV-K-Export testweise ziehen?
Bei Ausfall: Zeitpunkt, Dauer und Ursache in einem Kassenbuch-Eintrag (oder der Verfahrensdokumentation) notieren. Je genauer, desto besser für die nächste Betriebsprüfung.
Schritt 2: Weiter kassieren oder nicht?
Der Betrieb darf auch bei TSE-Ausfall weiterlaufen – Sie sind nicht verpflichtet, Ihren Laden zu schließen. Aber:
- Auf jedem Beleg muss der Ausfall sichtbar vermerkt werden (viele Systeme drucken automatisch „TSE ausgefallen" auf den Bon).
- Die Vorgänge werden in der Kasse trotzdem lückenlos aufgezeichnet und später nachsigniert, sobald die TSE wieder läuft.
- Sie dürfen nicht zu einem „offenen Ladenkassenbetrieb" wechseln, ohne das sauber zu dokumentieren.
Unsere klare Empfehlung: Nutzen Sie die Zeit, um die TSE schnell wieder lauffähig zu bekommen. Jede Stunde ohne Signatur ist ein Punkt, den der Prüfer später aufgreifen kann.
Schritt 3: Meldung beim Finanzamt
Die elektronische Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO sieht vor, dass Außerbetriebnahmen und Ausfälle dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen sind. Seit 2025 läuft das elektronisch über das Mein ELSTER-Portal oder über das Massendaten-Verfahren der Finanzverwaltung.
Was meldet man konkret?
- Beginn und (voraussichtliches) Ende des Ausfalls
- Betroffene TSE (Seriennummer, BSI-Zertifizierung)
- Betroffenes Kassensystem (Hersteller, Modell, ID)
- Ergriffene Maßnahmen (Austausch, Reparatur, Neu-Anmeldung)
Die konkrete Form ist im Formular „Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO" vorgegeben. Ihr Steuerberater kennt das – und Sie können es auch selbst ausfüllen.
Schritt 4: Fristen – was muss wann passieren?
- Sofort: Ausfall dokumentieren, Belege korrekt ausstellen (Kennzeichnung „TSE ausgefallen").
- Binnen Stunden: Prüfen, ob Cloud-TSE bzw. Hardware-TSE wieder verfügbar ist; Anbieter/Dienstleister informieren.
- Binnen Tagen: Dauerhafte Ausfälle (Hardware-Defekt ohne schnelle Reparatur) beim Finanzamt melden – eine konkrete Tagesfrist ist gesetzlich nicht streng geregelt, übliche Praxis: „unverzüglich", in der Regel innerhalb eines Monats.
- Nach Austausch: Neue TSE binnen eines Monats nach Inbetriebnahme elektronisch anmelden.
Die genauen Fristen können je nach Bundesland und Anwendungserlass variieren – im Zweifel mit dem Steuerberater und dem zuständigen Finanzamt abstimmen.
Schritt 5: Nach dem Ausfall – Nachsignierung und Kontrolle
Sobald die TSE wieder läuft, sollten Sie:
- Prüfen, ob die offenen Vorgänge nachsigniert wurden (Log-Eintrag in der Kasse).
- Einen DSFinV-K-Export ziehen und archivieren.
- Die Dokumentation des Ausfalls zur Verfahrensdokumentation hinzufügen.
- Die bisherige TSE – falls defekt – für mindestens 10 Jahre aufbewahren; sie gehört zur revisionssicheren Archivierung.
Was, wenn nichts gemeldet wird?
Unterlassene Meldungen und fehlende Dokumentation sind ein klassisches Einfallstor für Zuschätzungen bei der Betriebsprüfung. Bußgelder nach § 379 AO sind möglich (öffentlich werden pro Einzelverstoß Beträge bis 25.000 € genannt), zudem kann das Finanzamt bei häufigen Mängeln systematisch schätzen – das ist meist teurer als das Bußgeld selbst.
Unsere Hilfe im Ausfall
Bei Kunden mit Wartungsvertrag reagieren wir innerhalb von Stunden – telefonisch, per Fernwartung oder vor Ort. Cloud-TSE-Ausfälle lösen wir meist remote, bei Hardware-TSE liefern wir Ersatz aus dem Lager in Göttingen, Hannover und Kassel.
Sie haben uns nicht als Anbieter, aber Ihre TSE streikt? Schreiben Sie uns kurz – wir helfen auch bei Fremdsystemen pragmatisch weiter. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung; bei der konkreten Formulierung der Finanzamtsmeldung sollte Ihr Steuerberater oder ein Kassenfachbetrieb eingebunden werden.
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