Kassensystem Hotel – branchenspezifisch & TSE-konform
In Hotels läuft die Kasse selten isoliert: Frühstücksrestaurant, Hotelbar, Roomservice und gegebenenfalls ein zweites Restaurant müssen auf Zimmer buchen können — und am Ende muss alles sauber auf der Gesamtrechnung des Gastes landen. Unser Kassensystem für Hotellerie und Pension verbindet F&B-POS, Zimmerbuchungs-Logik und PMS-Schnittstelle in einem Stack. Geeignet für kleinere Pensionen mit 10 Zimmern bis zu Häusern mit eigenem Restaurant und Bar.
Alles, was Sie im Alltag brauchen
- ✓ Schnittstelle zu gängigen PMS-Systemen (Apaleo, Mews, Protel, Sihot) — Zimmernummer kommt automatisch ins POS
- ✓ „Auf Zimmer buchen": Belege werden bis zum Check-out auf das Gastkonto im PMS geschoben
- ✓ Getrennte F&B-Stationen: Frühstücksbon, Restaurant, Bar, Roomservice — jede mit eigenem Bondrucker
- ✓ Frühstücks-Modus: Pauschal pro Gast, freie Auswahl à la carte oder Mix
- ✓ Tischplan-POS für Restaurant und Bar parallel zur Hotelkasse
- ✓ Gang-Steuerung Restaurant: Vorspeise, Hauptgang, Dessert getrennt an die Küche
- ✓ Bewirtungsbeleg für Geschäftsgäste — separater Beleg mit Anlass, Teilnehmern, Unterschriftsfeld
- ✓ Mehrsprachige Belege (Deutsch, Englisch, optional weitere) für internationale Gäste
- ✓ Tax-Free-Vorbereitung für Drittland-Gäste (Beleg mit allen Pflichtangaben)
- ✓ TSE-konform, getrennte Z-Bons pro Outlet, eine TSE pro Haus reicht
- ✓ Trinkgeldverwaltung pro Schicht und Servicekraft
- ✓ DATEV-Export für die Hotelbuchhaltung
Probleme, die wir für Hotels, Pensionen und Gästehäuser lösen
- ✓ F&B-Umsatz muss zur Übernachtungsrechnung — ohne Doppel-Buchungen
- ✓ Übergabe an PMS darf nicht in Stoßzeit hängen — robuster Sync-Mechanismus
- ✓ Frühstücksbuffet: schnelles Erfassen pro Tisch, ohne Wartezeit
- ✓ Roomservice spät abends — eine Person, viele Aufgaben
- ✓ Übersicht beim Check-out: wer hat was offen, was ist bar, was per Karte
- ✓ Mehrere Outlets verbinden, aber Z-Bons sauber trennen
- ✓ Geschäftsreisende wollen direkt einen Bewirtungsbeleg
Für diese Hotel-Betriebe geeignet
- Kleinere Pensionen und Gästehäuser ohne eigenes Restaurant
- Klassische Hotels mit Frühstücksrestaurant und Hotelbar
- Stadthotels mit eigenem Restaurant
- Tagungshotels mit zusätzlicher Bankett-Abrechnung
- Ferienhotels mit Halb-/Vollpensions-Logik
- Hostels mit kleinem Café-Bereich
Wir betreuen Hotel-Betriebe in der gesamten Region
Anfahrt aus Göttingen – in der Regel innerhalb eines Werktags vor Ort.
Frühstücksrestaurant, Bar, Roomservice — eine Kasse oder mehrere?
Diese Frage ist häufig die erste, die wir mit Hotelier:innen klären. Die Antwort hängt von zwei Faktoren ab: Wie viele Outlets gibt es, und wer bedient sie? Eine kleine Pension mit drei Mitarbeitern braucht eine Kasse mit Outlet-Umschalt-Funktion. Ein 80-Zimmer-Hotel mit eigenem Restaurant braucht typischerweise drei POS-Stationen mit gemeinsamer Datenbank.
Unsere Empfehlung in der Praxis: pro Outlet eine eigene POS-Station mit eigenem Bondrucker an der jeweiligen Station (Küchenpass, Bar, Frühstücks-Theke). Alle Stationen teilen sich Stammdaten und Tagesabschluss, jede meldet sich beim Schichtwechsel mit eigenem Personal an. Die eine TSE pro Haus ist ausreichend, sofern alle Stationen in derselben Kassen-Instanz laufen — das ist der gesetzliche Standard.
Was nicht funktioniert: drei getrennte Kassen-Instanzen, die per Hand abgeglichen werden. Das führt fast immer zu Differenzen und ist aus Compliance-Sicht ein Risiko.
Die PMS-Anbindung: wo es häufig hakt — und wie wir es lösen
„Auf Zimmer buchen" klingt einfach, ist es in der Praxis aber oft nicht. Apaleo hat eine offene API, Mews ebenfalls, Protel hat eine andere Logik, Sihot eine vierte. Wir haben in den letzten Monaten Anbindungen für alle vier Systeme gebaut und kennen die typischen Stolperfallen.
Was wir vorab besprechen: Welche Felder werden synchronisiert? (Zimmernummer, Gastname, Zimmerstatus, gegebenenfalls Allergien.) Wie reagiert das System, wenn das PMS gerade offline ist? (Offline-Puffer, Re-Sync nach Wiederkehr.) Was passiert bei Walk-Ins ohne Zimmernummer? (Direktverbuchung, später manuell zuordnen.) Diese Detailfragen entscheiden, ob die Anbindung 95 % der Fälle automatisch abfängt oder ob das Personal ständig manuell korrigieren muss.
Unser Ziel: das Personal soll die PMS-Anbindung nicht „fühlen". Es soll einfach am POS auf "Auf Zimmer" tippen und sich auf den Service konzentrieren.
Mehrsprachige Belege, Tax-Free, Bewirtungsnachweis
Hotels haben mehr internationale Gäste als die meisten anderen Gastronomiebetriebe. Das hat Auswirkungen auf die Kasse: Belege müssen auf Englisch ausstellbar sein (oft auch Französisch, Italienisch), Tax-Free-Vorbereitung für Drittland-Gäste (z.B. aus der Schweiz, China, USA), Bewirtungsbelege mit gesetzlich klaren Pflichtangaben.
Unser System hat Belegvorlagen in mehreren Sprachen. Beim Druck wählt die Servicekraft am Tablet die Sprache — der Bon kommt in der gewünschten Sprache aus dem Drucker. Für Tax-Free legen wir einen separaten Beleg an, der alle Pflichtangaben (Pass-Nummer-Feld, Adresse im Ausland, Drittland-Hinweis) enthält. Für Bewirtungsbelege liefern wir das deutsche Standardformat mit Anlass, Teilnehmern und Unterschriftsfeld.
Konkret: Eine Kundin aus der Schweiz isst im Hotelrestaurant. Service tippt "Tax-Free" am POS, wählt Englisch als Sprache, druckt den Beleg. Beim Check-out im Hotel wird der Tax-Free-Beleg dem Gepäck beigelegt — bereit für den Zollstempel an der Grenze.
Häufige Fragen zu Kassensystemen für Hotel
Welche PMS-Systeme können angebunden werden?
Wir unterstützen die in Deutschland verbreiteten Systeme — darunter Apaleo, Mews, Protel und Sihot — über deren Standard-Schnittstellen. Die genaue Tiefe der Anbindung (Zimmerbuchung, Gastkonto, Check-out) klären wir im Vor-Ort-Termin nach Ihrem PMS. Wenn Sie ein Nischen-PMS einsetzen, prüfen wir die Schnittstelle vorab — viele PMS bieten heute eine offene API, an die wir andocken können.
Wie funktioniert "Auf Zimmer buchen"?
Die Servicekraft tippt am POS auf "Auf Zimmer", wählt die Zimmernummer (kommt direkt aus dem PMS, inkl. Gastname zur Sicherheit) und der Beleg wird auf das Gastkonto geschoben. Beim Check-out im PMS taucht die Position automatisch in der Hotelrechnung auf. Sie können wahlweise sofort einen Bewirtungsbeleg drucken (für Geschäftsgäste) oder den Beleg erst am Ende komplett ausstellen.
Können wir mehrere Outlets (Restaurant, Bar, Frühstück) trennen?
Ja. Jedes Outlet hat sein eigenes POS-Layout, eigene Bondrucker und eigene Tagesabschlüsse. Sie sehen dennoch in der Gesamtauswertung pro Tag, Woche oder Monat alle Outlets gemeinsam. Eine TSE genügt für das gesamte Haus, sofern alle Outlets eine gemeinsame Kassen-Instanz teilen — typischer Aufbau im Mittelstandshotel.
Wie sieht der Frühstücks-Modus aus?
Beim Pauschalfrühstück kassieren Sie pro Gast über eine Schnellwahltaste — ein Klick, fertig. Wenn Sie à la carte servieren, gibt es einen reduzierten Tasten-Schirm mit den fünf häufigsten Frühstücks-Optionen. Die Buchung läuft direkt auf das Zimmer, falls die Anbindung eingerichtet ist.
Können wir Bewirtungsbelege für Geschäftsreisende ausstellen?
Ja. Sie wählen am POS "Bewirtung" — der Beleg enthält dann automatisch die Pflichtangaben (Anlass, Teilnehmer, Datum, Ort, Bewirtende:r) als beschreibbares Feld. Das Hotel-Logo ist auf dem Beleg, Unterschriftsfeld ist vorhanden. So sparen Sie sich den separaten Bewirtungsbeleg-Block.
Jetzt Kassensystem für Hotel beraten lassen
Kostenlos, unverbindlich und mit Demo vor Ort.