Kassensystem Apotheke – branchenspezifisch & TSE-konform
Apotheken brauchen mehr als eine reine Registrierkasse: Sie kassieren Rezepte und Freiwahl parallel, müssen die Arzneimittelpreisverordnung sauber abbilden, mit dem Pharma-Großhandel kommunizieren und gleichzeitig TSE-konform abrechnen. Unser Kassensystem für Apotheken setzt direkt auf Ihren bestehenden Apotheken-Software-Konnektor auf — wir kümmern uns um Kasse, Bondruck, Filialabgleich und Auswertungen. Apothekensoftware wie ADG, awinta oder Pharmatechnik bleibt Quelle für die eigentliche Rezeptlogik; unser System bündelt Front-Office und Kassenstrang sauber drumherum. Für Hauptapotheke plus Filiale, Notdienst und Botendienst.
Alles, was Sie im Alltag brauchen
- ✓ Schnittstelle zur Apotheken-Warenwirtschaft (ADG A3, awinta IXOS, Pharmatechnik) für Artikelstamm und Bestände
- ✓ Trennung Rezept-Umsatz / Freiwahl / Sichtwahl in eigenen Warengruppen — direkt sauber für DATEV
- ✓ Preisbindung Arzneimittel: AVP/Festbeträge sind im Artikelstamm hinterlegt und werden nicht versehentlich übersteuert
- ✓ Eigenrabatt-Kennzeichen für nicht-preisgebundene Produkte (Kosmetik, OTC, Nahrungsergänzung)
- ✓ Filial-Sync: ein Artikelstamm, getrennte Tagesabschlüsse, konsolidierte Auswertung
- ✓ Bonpflicht-Logik: TSE-konformer Beleg auch bei Rezept-Zuzahlung, optional als Mini-Bon
- ✓ Notdienst-Modus mit gesondertem Tasten-Layout und Notdienstgebühr
- ✓ EC-Kartenzahlung über separates Terminal, Bonsplit Rezept/Privat möglich
- ✓ Personalbezogene Anmeldung (PIN, Kellnerschlüssel) — wer hat wann was kassiert
- ✓ Kassenführung nach §146a AO mit Fiskaly TSE, sofort meldebereit für die ELSTER-Kassenmeldung
- ✓ Schnittstelle DATEV zur Buchhaltung — Tagesabschlüsse per Klick
Probleme, die wir für Apotheken & Filialapotheken lösen
- ✓ Rezept und Privatkauf in einem Vorgang sauber trennen — ohne Buchungsfehler im Steuer-Export
- ✓ Mehrere Filialen: einheitliche Stammdaten, aber getrennte Z-Bons
- ✓ Bonpflicht praktisch umsetzen, ohne Kunden zu vergraulen — Mini-Bon oder Email-Bon
- ✓ Personalwechsel ohne Datenverlust — jede Mitarbeiterin meldet sich eigenständig an
- ✓ Notdienstgebühr automatisiert, nicht manuell
- ✓ Vorbestellungen und Reservierungen für Stammkund:innen ohne Zettelwirtschaft
- ✓ Vor-Ort-Service im Krisenfall — eine kaputte Kasse mitten in der HV-Stoßzeit ist existenzbedrohend
Für diese Apotheke-Betriebe geeignet
- Einzelapotheken in Innenstadtlage
- Filialverbünde mit Haupt- und Filialapotheken
- Versorgungsapotheken mit Heim- und Pflegekunden
- Apotheken mit zusätzlichem Kosmetik- oder Naturheilkunde-Schwerpunkt
- Notdienstapotheken mit gesondertem Tasten-Layout
Wir betreuen Apotheke-Betriebe in der gesamten Region
Anfahrt aus Göttingen – in der Regel innerhalb eines Werktags vor Ort.
Warum die Kasse in einer Apotheke anders ticken muss
In einem typischen Apothekentag laufen pro Stunde mehrere unterschiedliche Vorgangstypen parallel: ein gesetzlich versicherter Rezept-Patient mit 5,00 €-Zuzahlung, eine Privatkundin mit OTC-Produkt zu vollem Preis, ein Heimbewohner mit Sammelrezept über den Pflegedienst, eine Kosmetik-Käuferin im Freiwahl-Bereich. Jede dieser Bewegungen muss in der Buchhaltung in einem anderen Konto landen — und die TSE muss alles signieren.
Unser Kassensystem sortiert das im Hintergrund. Die Warengruppen sind so eingerichtet, dass Rezeptzuzahlungen, voller AVP-Verkauf, Freiwahl und Kosmetik bereits an der Kasse korrekt aufgeteilt sind. Der Steuerberater bekommt am Monatsende einen DATEV-Export, der ohne Nacharbeit verbucht werden kann.
Wichtig in der Praxis: Wir setzen NICHT auf der Rezepterfassung auf. Das übernimmt Ihre Apothekensoftware (ADG, awinta, Pharmatechnik), die mit den Konnektoren und Securpharm-Datenbanken kommuniziert. Unser System sitzt am Front-of-House — an der HV-Theke und im Kosmetik-Bereich — und bündelt den Zahlungs- und Bondruck-Vorgang.
Filialapotheken: ein Verbund, ein Stammdatensatz
Wenn Sie eine Haupt- und zwei Filialapotheken betreiben, ist Ihr größter Aufwand oft die Pflege gleicher Stammdaten an drei Stellen. Preisänderungen in der Freiwahl, neue Kosmetikserien, geänderte Aktionspreise — das alles muss synchron sein.
Unser Filial-Sync bringt das auf eine zentrale Stelle: Sie pflegen in der Hauptapotheke, die Filialen ziehen automatisch nach. Jede Filiale hat eine eigene TSE und einen eigenen Z-Bon (gesetzlich gefordert), aber die Stammdaten kommen aus einer Quelle. Konsolidierte Auswertungen zeigen Ihnen pro Filiale Umsatz, Bonzahl, Personal und Warengruppen.
Rechte sind sauber abgegrenzt: Filialleitung sieht ihre Filiale, Inhaber:in sieht alles, Apothekerin am Tresen sieht den eigenen Tagesumsatz. Persönliche Daten von Personal sind nicht quer einsehbar.
Was die GoBD und §146a AO in der Apotheke fordern
Apotheken sind unter besonderer Beobachtung der Finanzverwaltung. Bartransaktionen, hohe Rezept-Volumina, Privatkasse-Mischung — das sind alles Felder, in denen eine saubere Kassenführung den Unterschied zwischen ruhiger Prüfung und nachhaltiger Diskussion macht.
Unser System erfüllt die Anforderungen aus §146a AO und den GoBD: zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (Fiskaly Cloud-TSE), DSFinV-K-Export für die Betriebsprüfung, Verfahrensdokumentation als Standardvorlage, ELSTER-Kassenmeldung auf Knopfdruck. Wenn der Finanzbeamte kommt, können Sie binnen Minuten alle erforderlichen Exporte liefern.
Zusätzlich: jede Mitarbeiterin meldet sich mit eigenem PIN an. Stornos werden mit Grund und Mitarbeiter:in protokolliert. „Schwarze Buchungen" sind technisch ausgeschlossen, weil die TSE jede Bewegung signiert.
Häufige Fragen zu Kassensystemen für Apotheke
Wie integriert sich das Kassensystem mit unserer bestehenden Apotheken-Software (ADG, awinta, Pharmatechnik)?
Unser Kassensystem läuft parallel zur Apotheken-Warenwirtschaft, nicht statt ihr. Über eine standardisierte Schnittstelle ziehen wir Artikelstamm, Preise und Bestände aus Ihrer Apothekensoftware und liefern auf der anderen Seite die Kassenbewegung sauber an die Buchhaltung. Die Rezeptverarbeitung selbst (Konnektor, Securpharm, eRezept) bleibt vollständig in Ihrer Apothekensoftware — wir greifen dort nicht ein. Die genaue Anbindung besprechen wir im Vor-Ort-Termin: in den meisten Apotheken läuft das System sauber neben Ihrer bestehenden Lösung.
Können wir Sonderpreise (Heilfürsorge, BG, Beihilfe) abbilden?
Ja. Im Artikelstamm legen Sie pro Artikel verschiedene Preisstufen oder Preislisten an — Heilfürsorge, BG, Beihilfe, Privatkasse, Selbstzahler. An der Kasse wird der korrekte Preis je nach Kundenkontext angeboten; das Personal kann zwischen den Preisstufen mit einem Klick wechseln, der Vorgang bleibt protokolliert und revisionssicher.
Gibt es Schnittstellen zu Pharma-Großhandel und Wareneingang?
Der Wareneingang aus dem Großhandel (Phoenix, Sanacorp, Noweda, Gehe, AEP) läuft typischerweise direkt in Ihrer Apotheken-Software auf der Wareneingangs-Seite. Unser Kassensystem bezieht von dort den aktuellen Artikelstamm. Wenn Sie für die Freiwahl/Kosmetik einen eigenen Bestand führen möchten, bilden wir den im Kassensystem ab — mit Mindestbeständen, Bestellvorschlägen und Lieferschein-Erfassung.
Wie funktioniert die Bonpflicht bei Rezepten?
Die Belegausgabepflicht nach §146a AO gilt auch für Rezepte mit Zuzahlung. Wir drucken einen kleinen Mini-Bon mit den TSE-Signaturen aus, der die Pflicht erfüllt, ohne Wartezeit für die Kunden zu erzeugen. Alternativ bieten wir E-Mail- oder QR-Code-Beleg an — die Kund:in scannt den Bon ab und nimmt ihn digital mit. Beides ist TSE-konform und finanzamtsfest.
Können wir mehrere Apotheken (Filialverbund) in einem System bündeln?
Ja. Sie haben einen gemeinsamen Artikelstamm und gemeinsame Auswertungen, aber jede Apotheke führt einen eigenen Tagesabschluss mit eigener TSE — gesetzlich gefordert. Sie sehen pro Filiale Umsatz, Bonzahl, Personal und können quer auswerten. Rechte sind sauber pro Standort vergeben: Filialleitung sieht ihren Standort, Inhaber:in sieht alles.
Was kostet ein Kassensystem für unsere Apotheke?
Eine klassische Apothekenkasse startet im Paket "Kasse Pro" bei 54 € netto pro Monat. Das deckt Hardware-Refresh, TSE-Gebühr, Software-Updates und Telefon-Support ab. Wenn Sie Filialen koppeln oder eigene Bestände für Freiwahl/Kosmetik führen, ist das WaWi-Paket bei 109 €/Monat sinnvoll. Hardware (Touchscreen, Bondrucker, Kassenlade, EC-Terminal) wird einmalig kalkuliert — wir machen Ihnen ein Festpreis-Angebot nach Vor-Ort-Termin.
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