3-Filial-Boutique mit ETRON onRetail — Südniedersachsen

Ausgangslage

• 3 Filialen: Göttingen Innenstadt (Haupt-Standort, ca. 220 m²), Northeim (Nebenfläche, ca. 90 m²), Einbeck (kleinster Standort, ca. 70 m²)
• 10 Mitarbeiter insgesamt, davon 4 Vollzeit, 6 Teilzeit/Aushilfen
• 5.500 Artikel Hauptsortiment, 1.800 Saisonware (wechselt 2×/Jahr)
• 3 separate Kassensysteme pro Filiale — kein zentraler Bestand
• Saison-Umlagerung zwischen Filialen per Bauchgefühl, Bestand wird im Quartal manuell abgeglichen
• Inventur 2× pro Jahr: jeweils 1 ganzer Sonntag pro Filiale, mit Excel-Listen
• Mitarbeiter-Provision: 1,5 % vom selbst kassierten Umsatz — aktuell nur grob aus den Tagesabschlüssen rekonstruiert

Schmerz-Punkte

1. Saisonware wandert manuell — Mitarbeiter rufen sich an: „Hast Du noch eine Bluse XS in Rot?"
2. Falsche Bestände → Online-Anfragen können nicht zuverlässig beantwortet werden
3. Inventur dauert pro Standort 8–10 Stunden, Wochenende geht drauf
4. Provisions-Berechnung muss von der Inhaberin per Hand aus drei Z-Bons gezogen werden
5. TSE-Pflicht in einer Filiale noch nicht umgesetzt — Risiko bei Betriebsprüfung

Setup mit ETRON onRetail

• Ein ETRON-Mandant für alle drei Filialen — zentrale Stammdaten, Bestände, Kundenkartei
• 3 stationäre Kassen-PCs (Windows-Touch, jeweils 24"), pro Filiale eine
• 3 Bondrucker Epson TM-T88VII
• 3 Kassenschubladen APG
• 3 Funk-Barcode-Scanner (Datalogic QuickScan QM2430)
• 3 ZVT-Terminals (CCV Base Next über bestehenden ZV-Vertrag)
• Fiskaly Cloud-TSE für alle drei Standorte (je eine TSS)
• ETRON-Provisionsmodul aktiv, jeder Bediener trägt sich beim Bonabschluss zu
• ETRON-Inventurmodul mit mobilem Scanner für die Saison-Bestandsaufnahme
• DATEV-Export filialübergreifend mit Kostenstellen-Trennung

Migration und Ablauf

Die Umstellung lief über 6 Wochen: 2 Wochen Stammdaten-Import aus den drei Alt-Systemen (was ungleich gepflegt war, musste konsolidiert werden), 2 Wochen Hardware-Lieferung und Probebetrieb in Göttingen, je 1 Woche Rollout in Northeim und Einbeck. Den Cut-over haben wir filialweise gemacht, nicht parallel — so konnten wir bei Problemen reagieren.

Der mobile Inventur-Scanner war die Lieblingsänderung der Inhaberin: erste komplette Inventur über alle 3 Filialen in einem Tag — vorher 3 Sonntage.

Resultate nach 3 Monaten

• Bestandsgenauigkeit: Filial-übergreifend konsistent — Mitarbeiter sehen jederzeit alle drei Lager
• Filial-Umlagerung: per Klick gebucht, Ware fährt am nächsten Morgen mit dem Kurier-Pendel
• Inventur-Zeit: von 24–30 Stunden auf ca. 6 Stunden pro Halbjahres-Inventur
• Provisions-Abrechnung: automatisch pro Monat, exportiert nach DATEV als Personalkosten
• TSE: alle drei Filialen ELSTER-gemeldet, GoBD-konform
• Cross-Filial-Verkauf: neu möglich („Wir haben Ihre Größe in Northeim — wir lassen sie bis morgen kommen") — laut Inhaberin ein spürbarer Umsatztreiber

Was die Inhaberin im Rückblick sagt

„Wir hätten uns nicht zugetraut, allein in ETRON einzusteigen — das System kann viel und ist nicht selbsterklärend. Aber wir wurden Schritt für Schritt durchgeführt. Heute spare ich pro Monat mindestens einen Sonntag — und meine Mitarbeiter sind motivierter, weil sie ihre Provision live sehen."

Sinngemäße Wiedergabe nach Gespräch vor Ort.

Was wir daraus lernen

• Bei 3+ Filialen und 3.000+ Artikeln lohnt ETRON onRetail trotz höherem Einstiegspreis.
• Stammdaten-Konsolidierung vorab ist Pflicht — sonst landen Dubletten im Zielsystem.
• Rollout pro Filiale nacheinander, nicht parallel — reduziert Risiko.
• Provisions-Modul motiviert messbar — auch bei kleinen Sätzen.

Detail-Blick: Saison-Wechsel mit ETRON

Zweimal jährlich findet ein vollständiger Sortimentswechsel statt — Frühjahr-Sommer auf Herbst-Winter und umgekehrt. Mit dem alten System bedeutete das pro Filiale 6–8 Stunden Bestandsaufnahme plus 4–6 Stunden Neueinpflegung der Saisonware. Mit ETRON:

• Bestandsabverkauf laufende Saison: Markdown-Aktionen werden zentral über alle drei Filialen gesteuert — eine Preisreduzierung greift überall gleichzeitig.
• Neue Kollektion einpflegen: Lieferanten-Bestellung wird im Backoffice angelegt, beim Wareneingang werden EAN-Codes gescannt — Artikel sind sofort in allen drei Filialen aktiv.
• Umlagerung: Wenn in Northeim eine Hose XS überproportional gefragt ist, lässt sich der Bestand aus Göttingen mit einer Buchung umlagern — die Ware wird per Kurier zugeschickt.
• Inventur: permanente Inventur durch ETRON — jeder Verkauf reduziert den Bestand automatisch. Die Halbjahres-Stichprobe (gesetzlich vorgeschrieben) dauert noch ca. 6 Stunden pro Filiale.

Buchhaltungs-Übergabe an den Steuerberater

Der Steuerberater der Inhaberin nutzt DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. ETRON exportiert nach DATEV-Standard mit folgenden Kostenstellen pro Filiale:

• Filiale Göttingen: Kostenstelle 10
• Filiale Northeim: Kostenstelle 20
• Filiale Einbeck: Kostenstelle 30

So sieht der Steuerberater pro Filiale separat Umsatz, MwSt-Aufteilung (19 % und 7 % bei einzelnen Akzessoires), Provisions-Auszahlungen, Wareneinsatz aus Lieferantenrechnungen. Die monatliche Buchhaltungs-Übergabe dauert ca. 15 Minuten pro Monat — vorher waren es 2–3 Stunden Excel-Abgleich.

Mitarbeiter-Provisionsmodell im Detail

Das Modell: Jeder Mitarbeiter erhält 1,5 % vom selbst kassierten Umsatz, dazu eine kleine zusätzliche Prämie für Cross-Filial-Verkäufe (wenn ein Kunde in Filiale A einen Artikel kauft, der aus Filiale B kommt). Konkret:

• Bediener loggt sich am Touch-Display ein (PIN, kein Passwort)
• Beim Bonabschluss wird der Umsatz dem Bediener zugeordnet
• Filial-übergreifende Transaktionen sind im System gekennzeichnet
• Monatliche Auswertung wird im ETRON-Backoffice gezogen und als PDF an die Inhaberin und den Steuerberater geschickt
• Auszahlung erfolgt mit der nächsten Lohnabrechnung — als Variable Vergütung

Steuerlich relevant: Provisions-Auszahlungen sind voll sozialversicherungs- und lohnsteuerpflichtig — anders als Trinkgeld. Das ist sauber in DATEV abgebildet.

Online-Anbindung in der Vorbereitung

Im laufenden Jahr 2026 ist als nächster Schritt ein Shopify-Webshop in Vorbereitung, der die ETRON-Bestände live spiegelt. Geplant: Click-and-Collect (Online bestellen, in der Wunschfiliale abholen) und Versand aus der Filiale, in der der Artikel verfügbar ist. ETRON unterstützt die nötigen API-Schnittstellen — die Anbindung dauert nach Vorberatung ca. 4 Wochen.